Die Frage, wann nicht in Anspruch genommener Urlaub verfällt oder verjährt, stellt sich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber immer wieder. Die frühere Vorstellung, Resturlaub erlösche automatisch zum Ende des Kalenderjahres, ist in dieser Pauschalität nicht länger zutreffend.
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts hat der Arbeitgeber grundsätzlich aktiv darauf hinzuwirken, dass ein Arbeitnehmer seinen Urlaub tatsächlich wahrnehmen kann. Dazu zählt insbesondere, den Arbeitnehmer konkret über seinen bestehenden Urlaubsanspruch aufzuklären, ihn zur Inanspruchnahme aufzufordern und auf einen möglichen Verfall ausdrücklich hinzuweisen.
Eine besonders bedeutsame Entscheidung hierzu stellt das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 20. Dezember 2022 – 9 AZR 266/20 dar. Danach unterliegt der gesetzliche Mindesturlaub zwar grundsätzlich der gesetzlichen Verjährung. Die regelmäßige dreijährige Verjährungsfrist beginnt jedoch grundsätzlich erst mit Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitgeber seinen Mitwirkungspflichten nachgekommen ist und der Arbeitnehmer den Urlaub gleichwohl nicht genommen hat.
Im vom Bundesarbeitsgericht verhandelten Fall war die Klägerin vom 1. November 1996 bis zum 31. Juli 2017 als Steuerfachangestellte und Bilanzbuchhalterin tätig. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses leistete der Arbeitgeber zunächst eine Abgeltung für 14 Urlaubstage.
Die Arbeitnehmerin forderte allerdings weitere Urlaubsabgeltungsansprüche aus vergangenen Jahren ein. Das Landesarbeitsgericht Düsseldorf sprach ihr für zusätzliche 76 Arbeitstage 17.376,64 Euro brutto zu.
Der Arbeitgeber argumentierte unter anderem damit, dass die zugrundeliegenden Urlaubsansprüche bereits verjährt seien. Mit diesem Einwand blieb er vor dem Bundesarbeitsgericht erfolglos.
Ausschlaggebend war, dass der Arbeitgeber die Arbeitnehmerin während des Beschäftigungsverhältnisses nicht auf die erforderliche Art und Weise befähigt hatte, ihren Urlaub tatsächlich in Anspruch zu nehmen. Insbesondere mangelte es an der notwendigen konkreten Information über bestehende Urlaubsansprüche und deren drohenden Verfall.
Das Bundesarbeitsgericht bestätigte somit, dass sich der Arbeitgeber nicht mit Erfolg auf eine bereits während des bestehenden Arbeitsverhältnisses eingetretene Verjährung berufen konnte.
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 20. Dezember 2022 – 9 AZR 266/20
Nach § 195 BGB beläuft sich die übliche Verjährungsfrist auf drei Jahre. Für den gesetzlichen Urlaubsanspruch hat das Bundesarbeitsgericht durch seine besondere Rechtsprechung allerdings ergänzende Anforderungen festgelegt.
Bei einem gesetzlichen Urlaubsanspruch startet die Verjährungsfrist nicht einfach dadurch, dass das entsprechende Urlaubsjahr zu Ende gegangen ist. Der Fristbeginn liegt erst am Ende desjenigen Jahres, in welchem der Arbeitgeber seinen Mitwirkungspflichten vollständig nachgekommen ist.
Wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht ordnungsgemäß über seinen Urlaubsanspruch und dessen möglichen Verfall aufgeklärt hat, kann er sich normalerweise nicht erfolgreich darauf berufen, dass frühere Urlaubsansprüche lediglich aufgrund verstrichener Zeit verjährt wären.
Verfall und Verjährung müssen klar voneinander abgegrenzt werden:
Besonders bei über mehrere Jahre angehäuftem Resturlaub kann diese Abgrenzung beträchtliche finanzielle Auswirkungen nach sich ziehen.
Sobald das Arbeitsverhältnis endet, verändert sich die rechtliche Ausgangslage. Eine Urlaubsgewährung durch bezahlte Arbeitsbefreiung ist dann nicht mehr realisierbar.
Existieren bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses noch offene Urlaubsansprüche, müssen diese gemäß § 7 Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz im Regelfall in Geld ausgeglichen werden.
Bei der Urlaubsabgeltung handelt es sich um einen selbstständigen Zahlungsanspruch. Das Bundesarbeitsgericht hat durch Entscheidung vom 31. Januar 2023 – 9 AZR 456/20 verbindlich festgelegt, dass für diesen Anspruch im Normalfall die reguläre dreijährige Verjährungsfrist Anwendung findet.
Der Fristbeginn liegt üblicherweise am Ende desjenigen Kalenderjahres, in welchem das Beschäftigungsverhältnis rechtlich sein Ende gefunden hat. Für den Verjährungsbeginn beim Abgeltungsanspruch spielt es im Grundsatz keine Rolle, ob der Arbeitgeber während der Vertragslaufigkeit seinen Hinweispflichten genügt hatte.
Beispiel: Wird ein Arbeitsverhältnis während des Jahres 2026 beendet, setzt die reguläre Verjährungsfrist im Normalfall mit Ende des 31. Dezember 2026 ein. Ohne Unterbrechung oder Neulauf der Verjährung würde sie im Regelfall mit Ablauf des 31. Dezember 2029 auslaufen.
Wer Ansprüche auf Urlaubsabgeltung prüft, darf sich nicht ausschließlich auf die gesetzliche Verjährungsfrist verlassen. In Arbeitsverträgen und vor allem in Tarifverträgen finden sich häufig sogenannte Ausschluss- oder Verfallfristen.
Das Bundesarbeitsgericht hat durch Urteil vom 31. Januar 2023 – 9 AZR 244/20 klargestellt, dass der Anspruch auf Abgeltung des gesetzlichen Mindesturlaubs als reiner Zahlungsanspruch grundsätzlich tarifvertraglichen Ausschlussfristen unterfallen kann.
Derartige Fristen fallen häufig erheblich kürzer aus als drei Jahre. Abhängig von der konkreten Regelung muss die Geltendmachung unter Umständen bereits binnen weniger Monate schriftlich oder in Textform erfolgen.
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses empfiehlt sich daher insbesondere die Prüfung folgender Unterlagen:
Urlaubsabgeltungsansprüche sollten deshalb zeitnah geprüft und geltend gemacht werden.
Bei Beschäftigten, die über einen längeren Zeitraum krankheitsbedingt arbeitsunfähig sind, greifen besondere Regelungen. Der gesetzliche Mindesturlaub kann bei andauernder Arbeitsunfähigkeit im Regelfall 15 Monate nach Ende des jeweiligen Urlaubsjahres erlöschen.
Bestand die Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten vom Beginn des betreffenden Urlaubsjahres an ununterbrochen fort und dauerte sie bis zum 31. März des übernächsten Kalenderjahres an, kann der Urlaub im Regelfall auch dann erlöschen, wenn der Arbeitgeber seine Hinweispflichten nicht erfüllt hat.
Eine abweichende Beurteilung kann geboten sein, wenn der Beschäftigte im betreffenden Urlaubsjahr zunächst seiner Arbeit nachgegangen ist und erst danach langzeiterkrankt wurde. In diesen Konstellationen kann maßgeblich sein, ob der Arbeitgeber vorher tatsächlich hinreichend Zeit und Möglichkeit hatte, seine Mitwirkungspflichten zu erfüllen.
Das Bundesarbeitsgericht hat diese Rechtsgrundsätze unter anderem in den Urteilen 9 AZR 401/19 und 9 AZR 107/20 präzisiert.
Auch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 15. Juli 2025 – 9 AZR 198/24 bestätigt die Relevanz der 15-Monats-Frist für den gesetzlichen Mindesturlaub bei ununterbrochener Langzeiterkrankung.
Bei mehrjähriger Arbeitsunfähigkeit empfiehlt sich daher stets die Überprüfung, aus welchem Urlaubsjahr die Ansprüche herrühren, zu welchem Zeitpunkt die Arbeitsunfähigkeit eingetreten ist und welche arbeits- oder tarifvertraglichen Bestimmungen ergänzend gelten.
Zahlreiche Arbeitnehmer verfügen aufgrund ihres Arbeitsvertrags oder eines Tarifvertrags über mehr Urlaubstage als den gesetzlichen Mindesturlaub. Dieser zusätzliche Urlaub wird häufig als vertraglicher Mehrurlaub bezeichnet.
Für diesen Mehrurlaub können grundsätzlich abweichende Regelungen vereinbart werden als für den gesetzlichen Mindesturlaub. Voraussetzung ist allerdings, dass sich aus der jeweiligen Regelung hinreichend klar ergibt, dass für den zusätzlichen Urlaub ein eigenständiges Fristen- oder Verfallsregime gelten soll.
Fehlt eine deutliche Differenzierung zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und zusätzlichem Urlaub, können die für den gesetzlichen Urlaub geltenden Grundsätze auch für den Mehrurlaub Bedeutung erlangen.
Bei der Prüfung offener Urlaubsansprüche sollte daher nicht ausschließlich die Gesamtzahl der Urlaubstage betrachtet werden. Entscheidend ist auch:
Die konkrete Formulierung des Arbeits- oder Tarifvertrags kann für die Höhe eines möglichen Abgeltungsanspruchs ausschlaggebend sein.
Arbeitnehmer sollten insbesondere bei Kündigung, Aufhebungsvertrag oder sonstiger Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses überprüfen, ob noch offene Urlaubsansprüche vorhanden sind.
Wesentliche Fragen sind:
Arbeitgeber sollten die Urlaubsverwaltung so gestalten, dass die notwendigen Hinweise rechtzeitig und nachweisbar erteilt werden. Ratsam ist eine konkrete Mitteilung über den jeweiligen Urlaubsstand kombiniert mit einer eindeutigen Aufforderung zur Nutzung und einem verständlichen Hinweis auf die Konsequenzen einer Nichtnutzung.
Die Mitteilung sollte dokumentiert werden. Im Streitfall muss der Arbeitgeber grundsätzlich darlegen und gegebenenfalls nachweisen können, dass er seinen Mitwirkungsobliegenheiten nachgekommen ist.
Bei bereits angesammeltem Alturlaub kann eine nachträglich ordnungsgemäß erteilte Information ebenfalls von Relevanz sein. Eine pauschale Behauptung, ältere Urlaubstage seien ohnehin verfallen oder verjährt, sollte hingegen nicht ohne rechtliche Überprüfung zur Grundlage gemacht werden.
Fazit: Nicht in Anspruch genommener Urlaub verfällt nicht automatisch zum Jahresende und verjährt während eines laufenden Arbeitsverhältnisses nicht ohne Weiteres nach drei Jahren. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses entsteht hingegen ein eigenständiger Anspruch auf Urlaubsabgeltung, für den die reguläre Verjährung und möglicherweise erheblich kürzere Ausschlussfristen zu berücksichtigen sind.
Ob im konkreten Fall noch Urlaubs- oder Urlaubsabgeltungsansprüche vorliegen, hängt von den jeweiligen Urlaubsjahren, den Hinweisen des Arbeitgebers, möglichen Krankheitszeiträumen und den arbeits- oder tarifvertraglichen Bestimmungen ab.
Nein. Die reguläre Verjährungsfrist liegt zwar prinzipiell bei drei Jahren. Bei gesetzlichen Urlaubsansprüchen setzt sie jedoch im Regelfall erst mit Ablauf desjenigen Jahres ein, in welchem der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten erfüllt hat. Hierzu zählt vor allem die ausdrückliche Mitteilung über den bestehenden Urlaubsanspruch sowie ein deutlicher Hinweis auf den möglichen Verfall.
Nein. Der gesetzliche Mindesturlaub geht grundsätzlich nicht automatisch verloren, nur weil das Kalenderjahr zu Ende geht. Der Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, den Arbeitnehmer zuvor ausdrücklich zur Nutzung des Urlaubs aufzufordern und eindeutig sowie rechtzeitig auf einen möglichen Verlust hinzuweisen.
Im Grundsatz ja. Möchte sich der Arbeitgeber zu einem späteren Zeitpunkt auf den Verfall des gesetzlichen Urlaubs berufen, muss er den Arbeitnehmer im Regelfall konkret über den vorhandenen Urlaub unterrichten, zur fristgerechten Inanspruchnahme auffordern und auf die Konsequenzen einer unterlassenen Inanspruchnahme hinweisen.
Ein lediglich pauschaler oder allgemein gehaltener Hinweis genügt regelmäßig nicht. Nach der Rechtsprechung muss sich die Mitteilung grundsätzlich auf den konkreten Urlaubsanspruch beziehen und so klar formuliert sein, dass der Arbeitnehmer erkennen kann, wie viele Urlaubstage er noch in Anspruch nehmen muss und welche Konsequenzen drohen, wenn er dies unterlässt.
Lässt sich vorhandener Urlaub aufgrund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr in Anspruch nehmen, ist er gemäß § 7 Abs. 4 Bundesurlaubsgesetz grundsätzlich in Geld auszugleichen. Der Urlaubsanspruch wandelt sich dadurch in einen eigenständigen monetären Anspruch auf Urlaubsabgeltung um.
Für den Anspruch auf Urlaubsabgeltung gilt im Normalfall die übliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Der Fristbeginn ist in der Regel das Ende des Kalenderjahres, in welchem das Arbeitsverhältnis rechtskräftig aufgelöst wurde. Allerdings sind auch kürzere Fristen möglich, wenn entsprechende arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussklauseln vereinbart wurden.
Ja. Bei der Urlaubsabgeltung handelt es sich um einen Geldanspruch, der grundsätzlich wirksamen arbeits- oder tarifvertraglichen Ausschlussfristen unterworfen sein kann. Diese Fristen können deutlich kürzer ausfallen als die gesetzliche Verjährungsfrist. Nach der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses empfiehlt sich daher eine zügige Prüfung, innerhalb welcher Frist die Geltendmachung von Ansprüchen erforderlich ist.
Bei einer durchgehenden Langzeiterkrankung kann der gesetzliche Mindesturlaub grundsätzlich 15 Monate nach Ende des jeweiligen Urlaubsjahres verfallen. Bestand die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers bereits seit Anfang des Urlaubsjahres durchgehend, kann dieser Verfall grundsätzlich unabhängig davon erfolgen, ob der Arbeitgeber seinen Hinweisobliegenheiten nachgekommen ist. Tritt die Erkrankung erst während des Jahres ein, kann die rechtliche Beurteilung abweichend sein.
Ja. Sofern der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nicht nachgekommen ist und keine weiteren Verfallsgründe vorliegen, bleiben Urlaubsansprüche aus vergangenen Jahren grundsätzlich bestehen. Auf diese Weise kann sich ein beträchtlicher Resturlaub aufbauen. Abweichende Regelungen können sich insbesondere bei langandauernder Arbeitsunfähigkeit sowie bei gültigen Vereinbarungen zum vertraglichen Mehrurlaub ergeben.
Maßgeblich sind in der Regel die Zahl der noch nicht genommenen Urlaubstage, die betroffenen Urlaubsjahre, die dem Arbeitnehmer erteilten Hinweise des Arbeitgebers, eventuelle Zeiträume der Arbeitsunfähigkeit sowie die Bestimmungen aus Arbeitsvertrag und Tarifvertrag.
Gerade im Anschluss an eine Kündigung oder die Unterzeichnung eines Aufhebungsvertrags ist zu prüfen, ob Ausschlussfristen zu beachten sind. Diese können erheblich kürzer ausfallen als die gesetzlich vorgesehene dreijährige Verjährungsfrist.
Durch eine zeitnahe rechtliche Überprüfung lässt sich feststellen, ob noch Ansprüche auf Urlaub oder Urlaubsabgeltung vorhanden sind und bis wann diese geltend zu machen sind.
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