Ein Beschäftigter kommt wiederholt verspätet, missachtet eine rechtmäßige Anweisung oder verstößt gegen betriebliche Sicherheitsvorschriften. Zahlreiche Arbeitgeber antworten darauf mit einem knappen Schreiben, das zwar Verärgerung zum Ausdruck bringt, jedoch keine arbeitsrechtlichen Folgen nach sich zieht. Genau hier scheitern später viele Kündigungen: Die Abmahnung im Arbeitsrecht stellt regelmäßig die Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung dar, und ihre Wirksamkeit wird im Kündigungsschutzverfahren vollumfänglich geprüft.
Die rechtlichen Vorgaben sind anspruchsvoller, als es der begrenzte Umfang eines derartigen Schreibens vermuten lässt. Die Pflichtverletzung muss nach Datum, Ort und Geschehensablauf derart präzise geschildert werden, dass sie von anderen Vorfällen unterschieden werden kann. Gleichzeitig muss der Arbeitgeber unmissverständlich klarstellen, dass er bei einer Wiederholung den Fortbestand des Arbeitsverhältnisses in Frage stellt. Fehlt einer dieser Bestandteile, verliert die Abmahnung ihre Warnfunktion. Der Arbeitgeber steht dann bei einer erneuten Pflichtverletzung ohne verwertbare Vorstufe da und muss das gesamte Verfahren von Neuem beginnen.
Eine Abmahnung vereint drei Funktionen in sich. Sie rügt ein bestimmtes Fehlverhalten, fordert den Arbeitnehmer zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten auf und warnt ihn vor den Folgen einer Wiederholung. Juristisch bezeichnet man diese Elemente als Rüge-, Ermahnungs- und Warnfunktion. Nur wenn alle drei Bestandteile zusammenwirken, wird aus einem kritischen Schreiben eine arbeitsrechtlich wirksame Abmahnung.
Aus Sicht des Arbeitgebers kommt der Warnfunktion die größte Bedeutung zu. Eine verhaltensbedingte Kündigung nach § 1 Abs. 2 KSchG verlangt, dass mildere Mittel erfolglos geblieben sind. Die Abmahnung stellt dieses mildere Mittel dar. Sie hält fest, dass der Arbeitnehmer Gelegenheit hatte, sein Verhalten anzupassen, und dass ihm die Konsequenzen einer erneuten Pflichtverletzung bekannt waren. Auch bei der außerordentlichen Kündigung eines Dauerschuldverhältnisses fordert § 314 Abs. 2 BGB grundsätzlich eine vorangegangene erfolglose Abmahnung.
Abzugrenzen von der Abmahnung sind Ermahnung, Rüge und Belehrung. Diese Schreiben beanstanden ebenfalls ein bestimmtes Verhalten, enthalten jedoch keine Kündigungsandrohung. Sie kommen für leichtere Verstöße und für Fälle in Betracht, in denen das Arbeitsverhältnis nicht zusätzlich belastet werden soll. Als Vorstufe für eine Kündigung sind sie ungeeignet. Wer im Verfahren eine Ermahnung als Abmahnung geltend macht, scheitert damit in aller Regel.
Lassen Sie vor dem Versand von Ihrem Fachanwalt prüfen, ob der Vorfall eine Abmahnung rechtfertigt oder ob eine Ermahnung das angemessene Mittel darstellt.
Eine Abmahnung ist stets dann notwendig, wenn sich das gerügte Verhalten steuern lässt und anzunehmen ist, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten nach einem Hinweis korrigieren wird. Dies gilt für die Mehrzahl der praxisrelevanten Pflichtverletzungen, beispielsweise verspätetes Erscheinen, unentschuldigtes Fernbleiben, mangelhafte Arbeitsleistung, Missachtung betrieblicher Weisungen oder Verstöße gegen die betriebliche Ordnung.
Verzichtbar ist die Abmahnung ausschließlich in eng umgrenzten Ausnahmesituationen. Als anerkannt gelten insbesondere nachfolgende Fallgruppen:
Arbeitgeber sollten diese Ausnahmetatbestände restriktiv handhaben. Die Arbeitsgerichte wenden einen strengen Prüfungsmaßstab an, und die Darlegungslast obliegt dem Arbeitgeber. Wer im Zweifelsfall abmahnt, riskiert nichts. Wer zu Unrecht auf die Abmahnung verzichtet, unterliegt im Kündigungsschutzprozess.
Bevor Sie ohne vorangegangene Abmahnung eine Kündigung aussprechen, sollten Sie den Sachverhalt anwaltlich prüfen lassen, denn diese Beurteilung ist ausschlaggebend für den Ausgang eines nachfolgenden Gerichtsverfahrens.
Eine Abmahnung lässt sich nicht nach Schema erstellen, sondern muss individuell auf den jeweiligen Fall abgestimmt werden. Vier inhaltliche Elemente sind dabei zwingend erforderlich:
Empfehlenswert ist es, in jeder Abmahnung nur einen klar abgegrenzten Vorwurf zu behandeln. Falls mehrere Vorfälle in einem einzigen Schreiben zusammengefasst werden und sich auch nur einer als nicht haltbar erweist, kann dies die gesamte Abmahnung unwirksam machen. Separate Schreiben minimieren dieses Risiko und vereinfachen zudem die spätere Beweisführung.
Sachlichkeit stellt hierbei keine bloße Stilfrage dar, sondern eine rechtliche Notwendigkeit. Wertende, herabwürdigende oder ironische Ausdrucksweise kann einen Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte nach sich ziehen und im Extremfall sogar eigene Ansprüche des Arbeitnehmers begründen.
Lassen Sie den Entwurf anwaltlich prüfen, bevor das Schreiben das Unternehmen verlässt, denn nachträgliche Änderungen an einer bereits zugegangenen Abmahnung sind ausgeschlossen.
Die meisten Abmahnungen scheitern nicht am Sachverhalt, sondern an der Formulierung. Häufige Fehlerquellen sind:
Die Konsequenzen solcher Fehler zeigen sich erst später, dann jedoch mit voller Schärfe. Eine unwirksame Abmahnung verliert ihre Warnwirkung vollständig. Kündigt der Arbeitgeber nach einer erneuten Pflichtverletzung, fehlt ihm die notwendige Vorstufe, und das Arbeitsgericht wird die Kündigung im Kündigungsschutzverfahren in aller Regel für unwirksam erklären. Dazu kommen Annahmeverzugslohn für die Dauer des Verfahrens sowie die Verfahrenskosten.
Falls bereits Abmahnungen in der Personalakte vorhanden sind, sollten Sie deren Tragfähigkeit anwaltlich überprüfen lassen, bevor Sie darauf eine Kündigung gründen.
Eine Abmahnung unterliegt keiner gesetzlichen Formvorschrift und wäre theoretisch auch in mündlicher Form möglich. Praktisch kommt jedoch ausschließlich die Schriftform in Betracht, da der Arbeitgeber im Streitfall sowohl den Inhalt als auch den Zugang nachweisen muss. Ein mündlich erteilter Hinweis lässt sich nach längerer Zeit nicht mehr zuverlässig belegen.
Beim Zugang sind die allgemeinen Vorschriften über empfangsbedürftige Willenserklärungen gemäß § 130 BGB maßgeblich. In der Praxis hat sich die persönliche Aushändigung im Beisein einer Zeugin oder eines Zeugen bewährt, wobei Datum und Uhrzeit schriftlich festgehalten werden. Lehnt der Arbeitnehmer die Empfangsbestätigung ab, bleibt der Zugang dennoch wirksam, sofern die Übergabe dokumentiert wurde. Bei postalischer Zustellung bietet sich der Einwurf durch einen Boten an, der über Kenntnis des Inhalts verfügt und die Zustellung bestätigen kann.
Zeitlich gilt folgende Besonderheit: Anders als bei der außerordentlichen Kündigung nach § 626 Abs. 2 BGB gibt es für die Abmahnung keine Zwei-Wochen-Frist. Gleichwohl sollte sie zügig nach Kenntnisnahme des Verstoßes ausgesprochen werden. Ein Zeitraum von wenigen Tagen bis höchstens zwei Wochen ist vertretbar. Verstreicht eine deutlich längere Zeitspanne, könnte der Eindruck entstehen, der Vorfall sei vom Arbeitgeber als nicht erheblich eingestuft worden.
Eine Beteiligung des Betriebsrats nach § 102 BetrVG ist bei einer Abmahnung nicht vorgeschrieben, da diese keine Kündigung darstellt. Der Arbeitnehmer ist jedoch berechtigt, ein Betriebsratsmitglied zur Unterstützung beizuziehen und gemäß § 84 BetrVG Beschwerde zu erheben.
Lassen Sie die Zustellungsmodalität anwaltlich klären, wenn der Arbeitnehmer krankgeschrieben, freigestellt oder urlaubsabwesend ist, da der Zugangsnachweis in solchen Konstellationen regelmäßig erschwert ist.
Die Abmahnung gelangt in die Personalakte und verbleibt dort, solange sie arbeitsrechtliche Relevanz besitzt. Ein gesetzlich fixierter Löschungszeitpunkt existiert nicht. Abhängig vom Gewicht der Pflichtverletzung büßt eine Abmahnung nach ungefähr zwei bis drei Jahren pflichtgemäßen Verhaltens ihre Warnwirkung ein. Bei schwerwiegenden Vertragsverstößen kann diese Wirkung über einen längeren Zeitraum erhalten bleiben.
Dem Arbeitnehmer steht gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG ein Einsichtsrecht in seine Personalakte zu. Gemäß § 83 Abs. 2 BetrVG darf er eine Gegendarstellung einreichen, die gemeinsam mit der Abmahnung aufbewahrt wird. Diese Gegendarstellung mindert nicht die Gültigkeit der Abmahnung, hält jedoch die abweichende Sichtweise fest.
Zusätzlich kann der Arbeitnehmer verlangen, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Dieser Anspruch ergibt sich aus §§ 242, 1004 Abs. 1 BGB in entsprechender Anwendung und greift namentlich dann, wenn die Abmahnung unzutreffende Sachverhaltsangaben beinhaltet, außer Verhältnis steht oder persönlichkeitsrechtsverletzend wirkt. Setzt der Arbeitnehmer diesen Anspruch vor Gericht durch, fehlt die erforderliche Vorstufe für eine nachfolgende Kündigung.
Erhebt der Arbeitnehmer eine Entfernungsklage, sollten Arbeitgeber die Prozessaussichten realistisch einschätzen. Weist die Abmahnung Schwachstellen auf, erweist sich eine einvernehmliche Rücknahme unter Umständen als zweckmäßiger denn ein Rechtsstreit, dessen Ausgang die Personalakte nachhaltig belastet. Erweist sich die Abmahnung hingegen als tragfähig, festigt eine erfolgreiche Abwehr der Klage die Ausgangsposition für sämtliche Folgemaßnahmen.
Lassen Sie eine Entfernungsforderung anwaltlich bewerten, bevor Sie die Abmahnung zurückziehen, denn mit dem Widerruf erlischt zugleich die Grundlage für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung.
Die Abmahnung vereint drei Funktionen in sich. Sie rügt ein bestimmtes Fehlverhalten, sie verlangt vom Arbeitnehmer die Rückkehr zu vertragsgemäßem Handeln und sie kündigt ihm die Folgen einer Wiederholung an. Diese drei Elemente werden rechtlich als Rüge-, Ermahnungs- und Warnfunktion unterschieden. Nur wenn alle drei Komponenten zusammenwirken, wird aus einem kritischen Hinweis eine arbeitsrechtlich tragfähige Abmahnung.
Aus Arbeitgebersicht kommt der Warnfunktion die größte Bedeutung zu. Eine verhaltensbedingte Kündigung gemäß § 1 Abs. 2 KSchG verlangt, dass mildere Maßnahmen zuvor erfolglos blieben. Diese mildere Maßnahme stellt die Abmahnung dar. Sie belegt, dass der Arbeitnehmer Gelegenheit zur Verhaltenskorrektur erhielt und ihm die Konsequenzen einer erneuten Pflichtverletzung bewusst waren. Auch die außerordentliche Kündigung eines Dauerschuldverhältnisses fordert nach § 314 Abs. 2 BGB im Regelfall eine vorherige erfolglose Abmahnung.
Klar zu trennen sind Abmahnung einerseits sowie Ermahnung, Rüge und Belehrung andererseits. Letztere beanstanden ebenfalls ein Verhalten, verzichten jedoch auf die Androhung der Kündigung. Sie passen zu geringfügigen Verstößen und zu Fällen, in denen das Arbeitsverhältnis geschont werden soll. Als Vorstufe zur Kündigung sind sie ungeeignet. Wer vor Gericht eine Ermahnung als Abmahnung behandelt, scheitert damit in aller Regel.
Ein Rechtsanwalt unterstützt Arbeitgeber vom ersten Prüfschritt bis zur Vertretung vor Gericht. Die Begleitung erfolgt nach einem strukturierten Ablauf:
Bei wiederkehrenden Situationen werden darüber hinaus innerbetriebliche Handlungsanleitungen erarbeitet und Führungskräfte geschult, damit Abmahnungen im Unternehmen einheitlich und rechtssicher erteilt werden.
Lassen Sie den konkreten Sachverhalt anwaltlich bewerten, bevor Sie eine Abmahnung erteilen oder eine bestehende Abmahnung zur Grundlage einer Kündigung machen.
Beide Schreiben rügen ein bestimmtes Fehlverhalten und verlangen die Rückkehr zu vertragsgerechtem Verhalten. Die Abmahnung warnt darüber hinaus unmissverständlich vor einer Kündigung im Wiederholungsfall. Erst diese Warnfunktion macht sie zur tauglichen Vorstufe einer verhaltensbedingten Kündigung. Eine Ermahnung ohne Kündigungsandrohung erfüllt diese Voraussetzung nicht.
Eine festgelegte Anzahl sieht das Gesetz nicht vor. Entscheidend ist, ob dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nach der erneuten Pflichtverletzung noch zugemutet werden kann. Bei schwerwiegenden Verstößen kann bereits eine einzelne Abmahnung ausreichen. Bei weniger gravierenden Pflichtverletzungen wie wiederholtem Zuspätkommen verlangen die Gerichte üblicherweise mehrere einschlägige Abmahnungen.
Ja, die Abmahnung muss sich auf denselben Pflichtenkreis beziehen. Eine Abmahnung aufgrund verspäteten Erscheinens rechtfertigt keine Kündigung wegen unzureichender Arbeitsleistung, da die Warnwirkung ausschließlich den zuvor gerügten Bereich erfasst. Gleichgelagerte Verstöße innerhalb desselben Pflichtenbereichs können genügen. Eine anwaltliche Einzelfallprüfung der Abgrenzung ist zu empfehlen.
Zur Ausübung des arbeitsvertraglichen Weisungsrechts berechtigte Personen dürfen eine Abmahnung erteilen. Neben der Geschäftsführung zählen hierzu üblicherweise Vorgesetzte sowie die Personalleitung. Eine Befugnis zur Kündigung wird dafür nicht vorausgesetzt. Bei unklarer Zuständigkeit bietet sich die Unterzeichnung durch die Geschäftsführung an.
Nein, eine Beteiligung gemäß § 102 BetrVG ist ausschließlich bei Kündigungen erforderlich. Die Abmahnung lässt sich ohne Anhörung des Betriebsrats erteilen. Der Arbeitnehmer kann allerdings nach § 84 BetrVG Beschwerde einlegen und ein Betriebsratsmitglied zur Unterstützung hinzuziehen. Betriebliche Regelungen haben die Möglichkeit, abweichende Verfahren festzulegen.
Eine gesetzlich festgelegte Frist zur Tilgung existiert nicht. Nach ungefähr zwei bis drei Jahren vertragskonformen Verhaltens büßt eine Abmahnung bei weniger gravierenden Verstößen in der Regel ihre Warnwirkung ein. Bei erheblichen Pflichtverletzungen kann die Wirkung über einen längeren Zeitraum fortbestehen. Ein Anspruch auf Entfernung entsteht erst dann, wenn die Abmahnung für das Arbeitsverhältnis keine Relevanz mehr besitzt.
Der Arbeitnehmer kann gemäß § 83 Abs. 2 BetrVG eine Gegendarstellung zu den Akten geben. Darüber hinaus steht ihm ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu, der sich auf §§ 242, 1004 Abs. 1 BGB analog stützt. Dieser Anspruch ist insbesondere dann begründet, wenn die Abmahnung unzutreffende Tatsachen enthält, unverhältnismäßig formuliert ist oder das Persönlichkeitsrecht verletzt. Für die Geltendmachung dieses Anspruchs existiert keine Ausschlussfrist.
Eine gesetzliche Formvorschrift existiert nicht, weshalb grundsätzlich auch eine mündliche Abmahnung rechtswirksam sein könnte. In der betrieblichen Praxis bleibt die Schriftform jedoch unerlässlich, da der Arbeitgeber im Konfliktfall den Inhalt und den Zugang der Erklärung nachweisen muss. Zu empfehlen ist die persönliche Aushändigung unter Anwesenheit eines Zeugen mit schriftlicher Dokumentation des Vorgangs. Erfolgt die Zustellung auf dem Postweg, sollte ein Bote den tatsächlichen Einwurf bezeugen können.
Für die Abmahnung existiert keine gesetzliche Frist wie etwa die Zwei-Wochen-Frist des § 626 Abs. 2 BGB. Dennoch empfiehlt sich eine zeitnahe Reaktion nach Kenntniserlangung vom Vorfall. Ein zeitlicher Abstand von wenigen Tagen bis maximal zwei Wochen ist dabei unproblematisch. Wartet der Arbeitgeber erheblich länger, kann der Arbeitnehmer geltend machen, dass der Vorfall stillschweigend akzeptiert wurde.
Eine anwaltliche Überprüfung empfiehlt sich immer dann, wenn die Abmahnung den Weg für eine spätere Kündigung ebnen soll oder wenn der Sachverhalt umstritten ist. Gleiches gilt bei beabsichtigtem Verzicht auf eine Abmahnung, bei komplizierten Zustellvorgängen sowie bei Forderungen des Arbeitnehmers auf Entfernung aus der Personalakte. Mängel in der Abmahnung können nachträglich nicht mehr behoben werden und zeigen ihre Wirkung erst im Rahmen des Kündigungsschutzprozesses. Eine rechtzeitige Prüfung gewährleistet die spätere Handlungssicherheit.
Rechtsanwalt
Jan Baumann
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